Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo: Guía Clara para Empleados y Empleadores
Casi todas las personas que aceptan un empleo en Estados Unidos —ciudadanos y no ciudadanos por igual— completan un Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Es uno de los formularios relacionados con inmigración más comunes del país y, aun así, tanto los nuevos empleados como las empresas que los contratan lo entienden mal con frecuencia. Esta guía explica qué hace el I-9, quién completa cada parte y cuándo, y las reglas que protegen a los trabajadores en el proceso.
Esta es información general, no asesoría legal, y los formularios del gobierno cambian. Puede descargar el Formulario I-9 vigente (PDF) aquí, y confirme siempre la edición e instrucciones más recientes en uscis.gov/i-9-central.
Qué es el Formulario I-9 — y qué no es
El Formulario I-9 lo emite el Departamento de Seguridad Nacional (Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU.) y se usa para verificar la identidad y la autorización de empleo de toda persona contratada para trabajar en Estados Unidos. La edición vigente es Formulario I-9 (Edición 01/20/25), que vence el 31/05/2027.
Un punto clave que sorprende a muchos: el I-9 no se presenta ante USCIS. A diferencia de una solicitud de residencia o de naturalización, no se envía por correo al gobierno. El empleador lo completa y conserva en sus propios registros, donde debe estar disponible para inspección de las autoridades federales (DHS, el Departamento del Trabajo o el Departamento de Justicia). El empleador debe conservar cada I-9 durante tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de terminar el empleo, lo que ocurra más tarde.
Quién lo completa y cuándo
El I-9 tiene dos partes principales, completadas por dos personas distintas:
Sección 1 — el empleado
El empleado llena y firma la Sección 1 a más tardar en su primer día de empleo —pero no antes de aceptar una oferta de trabajo. En la Sección 1 usted indica su nombre, dirección y fecha de nacimiento, y declara, bajo pena de perjurio, uno de cuatro estatus:
- Ciudadano de los Estados Unidos,
- Nacional no ciudadano de los Estados Unidos,
- Residente permanente legal (anota su número de USCIS o "A-"), o
- No ciudadano autorizado para trabajar (anota la fecha de vencimiento, si la hay, y un número A de USCIS, número de admisión del Formulario I-94 o número de pasaporte extranjero).
Si alguien le ayudó a llenar o traducir la Sección 1, esa persona debe completar la Certificación del Preparador y/o Traductor (Suplemento A).
Sección 2 — el empleador
El empleador (o su representante autorizado) debe completar la Sección 2 dentro de los tres días hábiles del primer día de trabajo del empleado. El empleador examina los documentos del empleado y los registra. El examen se hace en persona o —para empleadores que califican— mediante un procedimiento alternativo (remoto) autorizado por DHS que se describe abajo.
Los documentos que puede presentar (Listas A, B y C)
El empleado elige qué documentos aceptables mostrar. Hay tres listas:
- La Lista A establece tanto la identidad como la autorización de empleo por sí sola — por ejemplo, un Pasaporte de EE. UU., una Tarjeta de Residente Permanente (Formulario I-551) o un Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766).
- La Lista B establece solo la identidad — por ejemplo, una licencia de conducir o tarjeta de identificación estatal.
- La Lista C establece solo la autorización de empleo — por ejemplo, una tarjeta de Seguro Social (a menos que tenga restricciones) o un acta de nacimiento de EE. UU.
Usted presenta un documento de la Lista A, o un documento de la Lista B más uno de la Lista C. Todos los documentos deben estar vigentes. En algunas situaciones, un recibo por un documento de reemplazo es aceptable por un período temporal.
Las reglas contra la discriminación — importantes para los trabajadores
El propio Formulario I-9 incluye un aviso destacado contra la discriminación, y estas reglas importan:
- El empleador no puede indicarle qué documentos presentar ni exigir un documento específico (como una tarjeta de residente) — usted elige entre los documentos aceptables.
- El empleador no puede rechazar documentos que razonablemente parezcan auténticos y se relacionen con usted.
- El empleador no puede tratarlo de forma diferente según su ciudadanía, estatus migratorio u origen nacional al completar el I-9.
Hacer cualquiera de estas cosas puede ser ilegal. Si cree que recibió un trato injusto durante la contratación o la verificación, esas protecciones son reales y exigibles.
Examen remoto (alternativo) de documentos
DHS ha autorizado un procedimiento alternativo que permite a ciertos empleadores examinar los documentos del I-9 de forma remota —por video, fax o correo electrónico— en lugar de en persona. Esta opción está disponible para empleadores inscritos y que usan E-Verify en buen estado. Cuando se utiliza, el empleador marca una casilla en el formulario indicando que se siguió un procedimiento alternativo.
Reverificación y recontratación (Suplemento B)
A veces la autorización de empleo tiene fecha de vencimiento. Cuando la tiene, el empleador debe reverificar la autorización vigente del empleado en la fecha de vencimiento o antes, usando el Suplemento B, Reverificación y Recontratación —nunca completando una Sección 1 nueva. El Suplemento B también se usa cuando un empleador recontrata a alguien dentro de cierto período. A los ciudadanos estadounidenses y a la mayoría de los residentes permanentes legales por lo general no se les reverifica.
Por qué importa
Para los empleados, un I-9 correcto protege su empleo y evita problemas futuros. Para los empleadores, el cumplimiento del I-9 es serio: errores, formularios faltantes o contratar a sabiendas a trabajadores no autorizados pueden conllevar sanciones civiles significativas y, en algunos casos, responsabilidad penal. Hacer bien el formulario —y respetar las reglas contra la discriminación— protege a todos.
Una nota sobre el Formulario I-9 en español
USCIS publica una versión en español del Formulario I-9, pero con una limitación importante: solo puede ser completado (llenado y firmado) por empleadores y empleados en Puerto Rico. En el resto de Estados Unidos, el formulario en español puede usarse como ayuda de traducción, pero el formulario en inglés debe ser el que se complete y conserve. Puede descargar el Formulario I-9 en español (PDF) aquí como referencia.
Cómo podemos ayudar
Las preguntas sobre autorización de trabajo, el estatus migratorio de un empleado o un I-9 que no coincide con los documentos de una persona se ubican en la intersección del derecho migratorio y laboral — y lo que está en juego es importante tanto para trabajadores como para empresas. Como bufete dirigido por un exjuez de inmigración de EE. UU., ayudamos a las personas a entender sus opciones de autorización de trabajo y a los empleadores a navegar el cumplimiento sin cruzar la línea de la antidiscriminación. Si no está seguro de cómo se aplica el I-9 a su situación, contáctenos.
Preguntas frecuentes
¿El Formulario I-9 se presenta ante el gobierno?
No. El I-9 no se envía a USCIS. El empleador lo completa y lo guarda en sus propios registros, donde debe estar disponible para inspección federal, y lo conserva durante tres años después de la contratación o un año después de terminar el empleo —lo que ocurra más tarde.
¿Quién tiene que completar un Formulario I-9?
Toda persona contratada para trabajar en Estados Unidos, y su empleador. Tanto ciudadanos como no ciudadanos completan el I-9 — no es solo para inmigrantes.
¿Cuándo debe completarse cada sección?
El empleado completa la Sección 1 a más tardar el primer día de empleo (pero no antes de aceptar el trabajo). El empleador completa la Sección 2 dentro de los tres días hábiles del primer día de trabajo.
¿Mi empleador puede decirme qué documentos llevar?
No. Usted elige qué documentos aceptables presentar de la Lista A, o de la Lista B más la Lista C. Su empleador no puede exigir un documento específico ni rechazar documentos que razonablemente parezcan auténticos, y no puede tratarlo de forma diferente por su ciudadanía, estatus u origen nacional.
¿Qué edición del Formulario I-9 está vigente?
La edición vigente es el Formulario I-9 (Edición 01/20/25), que vence el 31/05/2027. Confirme siempre las ediciones aceptables más recientes en uscis.gov/i-9-central.
Este artículo es información legal general, no asesoría legal, y no crea una relación abogado–cliente. No garantiza ningún resultado. Los formularios y requisitos cambian; confirme la edición e instrucciones vigentes en uscis.gov/i-9-central y consulte a un abogado calificado sobre su situación específica.