Форма I-9: руководство для работников и работодателей

Это перевод статьи на английском языке (оригинал на английском). При расхождении преимущественную силу имеет английский текст.

Почти каждый, кто устраивается на работу в США — и гражданин, и негражданин, — заполняет форму I-9, проверку права на работу (Employment Eligibility Verification). Это одна из самых распространённых иммиграционных форм в стране, и всё же её часто неправильно понимают и новые сотрудники, и нанимающие их компании. В этом руководстве объясняется, для чего нужна форма I-9, кто и когда заполняет каждую её часть и какие правила защищают работников.

Это общая информация, а не юридическая консультация; государственные формы меняются. Здесь можно скачать действующую форму I-9 (PDF) (на английском) (на английском); последнюю редакцию и инструкции всегда проверяйте на uscis.gov/i-9-central (откроется в новой вкладке) (на английском).

Что такое форма I-9 — и чем она не является

Форму I-9 выпускает Министерство внутренней безопасности США (DHS) — Служба гражданства и иммиграции США (USCIS); она служит для проверки личности и права на работу каждого человека, нанятого на работу в США. Действующая редакция — форма I-9 (Edition 01/20/25), срок её действия истекает 05/31/2027.

Важный момент, который удивляет многих: форма I-9 не подаётся в USCIS. В отличие от заявления на грин-карту или натурализацию, её не отправляют государству по почте. Работодатель заполняет и хранит форму в своих документах, где она должна быть доступна для проверки федеральными органами (DHS, Министерством труда или Министерством юстиции). Работодатель обязан хранить каждую форму I-9 три года с даты найма или один год после окончания работы — в зависимости от того, что наступит позже.

Закон, на котором основана форма: 8 U.S.C. § 1324a

С помощью формы I-9 работодатели исполняют федеральный закон — 8 U.S.C. § 1324a (откроется в новой вкладке) (раздел 274A Закона об иммиграции и гражданстве, INA). Согласно ему:

• незаконно нанимать человека на работу в США, а также за плату подбирать или направлять его, зная, что у него нет права на работу (§ 1324a(a)(1)(A));
• незаконно также нанимать кого-либо, не соблюдая систему проверки, установленную законом, — тот порядок, который реализует форма I-9 (§ 1324a(a)(1)(B) и (b));
• работодатель не может продолжать держать на работе человека, зная, что тот не имеет или утратил право на работу (§ 1324a(a)(2));
• в этой системе работодатель под страхом наказания за лжесвидетельство подтверждает, что проверил документы, работник под страхом наказания за лжесвидетельство подтверждает свой статус, а работодатель обязан хранить форму и предоставлять её для проверки (§ 1324a(b)).

Поскольку обязанность распространяется на каждый наём, работодатель заполняет форму I-9 на всех новых сотрудников — применение её только к некоторым работникам, в зависимости от их внешности или предполагаемого происхождения, само по себе может создать правовые проблемы.

Кто и когда её заполняет

Форма I-9 состоит из двух основных частей, которые заполняют два разных человека:

Раздел 1 — работник

Работник заполняет и подписывает раздел 1 не позднее первого дня работы — но не раньше, чем примет предложение о работе. В разделе 1 вы указываете имя, адрес, дату рождения и под страхом наказания за лжесвидетельство подтверждаете один из четырёх статусов:

1. гражданин США,
2. негражданин, являющийся подданным США (noncitizen national),
3. законный постоянный житель (вы указываете номер USCIS или A-номер), или
4. негражданин, имеющий право на работу (вы указываете дату окончания срока, если она есть, и A-номер USCIS, номер записи о въезде I-94 или номер иностранного паспорта).

Если кто-то помогал вам заполнить или перевести раздел 1, этот человек должен заполнить удостоверение составителя и/или переводчика (Supplement A).

Раздел 2 — работодатель

Работодатель (или его уполномоченный представитель) должен заполнить раздел 2 в течение трёх рабочих дней после первого дня работы сотрудника. Работодатель проверяет документы работника и вносит их данные. Проверка проводится лично или — для работодателей, отвечающих требованиям, — по альтернативной (дистанционной) процедуре, разрешённой DHS, описанной ниже.

Какие документы можно предъявить (списки A, B и C)

Работник сам выбирает, какие из допустимых документов показать. Есть три списка:

• Список A сам по себе подтверждает и личность, и право на работу — например, паспорт США, карта постоянного жителя (форма I-551) или разрешение на работу (форма I-766).
• Список B подтверждает только личность — например, водительские права или удостоверение личности штата.
• Список C подтверждает только право на работу — например, карта социального страхования (если она не ограничена) или свидетельство о рождении в США.

Вы предъявляете либо один документ из списка A, либо один документ из списка B плюс один документ из списка C. Все документы должны быть действительными. В некоторых ситуациях на временный срок принимается квитанция о замене документа.

Правила о недопущении дискриминации — важно для работников

На самой форме I-9 размещено заметное уведомление о недопущении дискриминации, и эти правила важны:

• Работодатель не может указывать вам, какие документы предъявить, и не может требовать конкретный документ (например, грин-карту) — вы выбираете из списков допустимых документов.
• Работодатель не может отклонять документы, которые обоснованно выглядят подлинными и относятся к вам.
• Работодатель не может обращаться с вами иначе из-за вашего гражданства, иммиграционного статуса или национального происхождения при заполнении формы I-9.

Любое из этих действий может быть незаконным. Если вы считаете, что с вами обошлись несправедливо при найме или проверке, эти гарантии реальны и защищаются в законном порядке.

Дистанционная (альтернативная) проверка документов

DHS разрешило альтернативную процедуру, по которой некоторые работодатели могут проверять документы для формы I-9 дистанционно — по видеосвязи, факсу или электронной почте — вместо личной проверки. Этот вариант доступен работодателям, которые зарегистрированы в системе E-Verify, пользуются ею и не имеют нарушений. При её использовании работодатель отмечает на форме, что применялась альтернативная процедура.

Повторная проверка и повторный наём (Supplement B)

Право на работу иногда имеет срок окончания. В таком случае работодатель должен повторно проверить сохранение права на работу не позднее даты окончания срока, используя Supplement B (повторная проверка и повторный наём) — и ни в коем случае не заполняя заново раздел 1. Supplement B используется также, когда работодатель повторно нанимает человека в течение установленного срока. Граждан США и большинство законных постоянных жителей, как правило, не проверяют повторно.

Почему это важно

Для работников правильно заполненная форма I-9 защищает работу и предотвращает проблемы в будущем. Для работодателей соблюдение требований по форме I-9 — серьёзное дело: ошибки, отсутствующие формы или заведомый наём работников без права на работу могут повлечь значительные гражданские штрафы, а в некоторых случаях — уголовную ответственность. Правильное заполнение формы — и соблюдение правил о недопущении дискриминации — защищает всех.

О форме I-9 на испанском языке

USCIS публикует испанскую версию формы I-9, но с важным ограничением: заполнять (вписывать данные и подписывать) её могут только работодатели и работники в Пуэрто-Рико. Во всех остальных частях США испанскую форму можно использовать как вспомогательный перевод, но заполнять и хранить нужно английскую форму. Здесь можно скачать испанскую форму I-9 (PDF) (на английском) для справки.

Чем мы можем помочь

Вопросы о праве на работу, иммиграционном статусе сотрудника или форме I-9, которая не соответствует документам человека, лежат на стыке иммиграционного и трудового права — и ставки высоки и для работников, и для компаний. Фирма работает под руководством бывшего иммиграционного судьи США: мы помогаем людям разобраться в возможностях получения права на работу, а работодателям — соблюдать требования, не нарушая правил о недопущении дискриминации. Если вы не уверены, как форма I-9 применяется к вашей ситуации, свяжитесь с нами.

Часто задаваемые вопросы

Подаётся ли форма I-9 государству?

Нет. Форма I-9 не подаётся в USCIS. Работодатель заполняет её и хранит в своих документах, где она должна быть доступна для федеральной проверки, — три года с даты найма или один год после окончания работы, в зависимости от того, что наступит позже.

Кто должен заполнять форму I-9?

Каждый человек, нанятый на работу в США, и его работодатель. Форму I-9 заполняют и граждане, и неграждане — она не только для иммигрантов.

Когда нужно заполнить каждый раздел?

Работник заполняет раздел 1 не позднее первого дня работы (но не раньше, чем примет предложение о работе). Работодатель заполняет раздел 2 в течение трёх рабочих дней после первого дня работы.

Может ли работодатель указать, какие документы принести?

Нет. Вы сами выбираете, какие допустимые документы предъявить: из списка A или из списка B плюс из списка C. Работодатель не может требовать конкретный документ или отклонять документы, которые обоснованно выглядят подлинными, и не может обращаться с вами иначе из-за гражданства, статуса или национального происхождения.

Какой закон требует форму I-9?

Федеральный закон: 8 U.S.C. § 1324a (INA § 274A). Он запрещает заведомо нанимать или продолжать держать на работе человека, не имеющего права на работу, и обязывает работодателей соблюдать систему проверки — форму I-9 — при каждом найме.

Какая редакция формы I-9 действует сейчас?

Действующая редакция — форма I-9 (Edition 01/20/25), срок действия до 05/31/2027. Всегда проверяйте последние допустимые редакции на uscis.gov/i-9-central (откроется в новой вкладке) (на английском).

Эта статья содержит общую правовую информацию, а не юридическую консультацию, и не создаёт отношений «адвокат — клиент». Она не гарантирует никакого результата. Формы и требования меняются; проверяйте действующую редакцию и инструкции на uscis.gov/i-9-central (откроется в новой вкладке) (на английском) и обсудите свою ситуацию с квалифицированным адвокатом.