Форма I-9: посібник для працівників і роботодавців

Це переклад статті англійською мовою (оригінал англійською). У разі розбіжностей переважну силу має англійський текст.

Майже кожен, хто влаштовується на роботу в Сполучених Штатах, — і громадяни, і негромадяни — заповнює форму I-9, перевірку права на працевлаштування. Це одна з найпоширеніших імміграційних форм у країні, проте її часто неправильно розуміють як нові працівники, так і компанії, що їх наймають. У цьому посібнику пояснено, для чого потрібна форма I-9, хто і коли заповнює кожну її частину, а також правила, які захищають працівників.

Це загальна інформація, а не юридична консультація, а державні форми змінюються. Тут можна завантажити чинну форму I-9 (PDF) (англійською); завжди перевіряйте найновішу редакцію та інструкції на uscis.gov/i-9-central (відкриється в новій вкладці).

Що таке форма I-9 — і чим вона не є

Форму I-9 видає Міністерство внутрішньої безпеки США (DHS) через Службу громадянства та імміграції США (USCIS); вона слугує для перевірки особи та права на роботу кожної людини, яку наймають на роботу в Сполучених Штатах. Чинна редакція — форма I-9 (редакція 01/20/25), строк дії якої спливає 05/31/2027.

Важливий момент, який дивує багатьох: форма I-9 не подається до USCIS. На відміну від заяви на грін-карту чи натуралізацію, її не надсилають урядові поштою. Роботодавець заповнює і зберігає форму у власних документах, де вона має бути доступна для перевірки федеральними органами (DHS, Міністерством праці або Міністерством юстиції). Роботодавці мають зберігати кожну форму I-9 три роки від дати найму або один рік після припинення роботи — залежно від того, що настає пізніше.

Закон, на якому ґрунтується форма: 8 U.S.C. § 1324a

Форма I-9 — це спосіб, у який роботодавці виконують федеральний закон 8 U.S.C. § 1324a (відкриється в новій вкладці) (розділ 274A Закону про імміграцію та громадянство). Відповідно до нього:

• Незаконно наймати, а також залучати чи направляти за винагороду людину для роботи в Сполучених Штатах, знаючи, що вона не має права працювати (§ 1324a(a)(1)(A)).
• Незаконно також наймати будь-кого, не дотримуючись системи перевірки, встановленої законом, — процесу, який реалізує форма I-9 (§ 1324a(a)(1)(B) і (b)).
• Роботодавець не може продовжувати наймати людину, знаючи, що вона не має або втратила право на роботу (§ 1324a(a)(2)).
• У цій системі роботодавець під страхом покарання за неправдиві свідчення засвідчує, що перевірив документи, працівник під страхом покарання за неправдиві свідчення засвідчує свій статус, а роботодавець має зберігати форму і надавати її для перевірки (§ 1324a(b)).

Оскільки цей обов’язок стосується кожного найму, роботодавець заповнює форму I-9 для всіх нових працівників — застосування її лише до деяких, залежно від того, як вони виглядають або звідки здаються родом, саме по собі може створити правові проблеми.

Хто і коли її заповнює

Форма I-9 має дві основні частини, які заповнюють дві різні особи:

Розділ 1 — працівник

Працівник заповнює і підписує розділ 1 не пізніше свого першого робочого дня — але не раніше, ніж прийме пропозицію роботи. У розділі 1 ви вказуєте ім’я, адресу, дату народження і під страхом покарання за неправдиві свідчення засвідчуєте один із чотирьох статусів:

1. Громадянин Сполучених Штатів,
2. Негромадянин — підданий (national) Сполучених Штатів,
3. Законний постійний мешканець (ви вказуєте свій номер USCIS або «A-номер»), або
4. Негромадянин, який має право на роботу (ви вказуєте дату закінчення строку, якщо вона є, і A-номер USCIS, номер запису про в’їзд за формою I-94 або номер іноземного паспорта).

Якщо хтось допомагав вам заповнювати або перекладати розділ 1, ця особа має заповнити засвідчення особи, яка готувала або перекладала форму (додаток A).

Розділ 2 — роботодавець

Роботодавець (або його уповноважений представник) має заповнити розділ 2 протягом трьох робочих днів від першого робочого дня працівника. Роботодавець перевіряє документи працівника і записує їх. Перевірка проводиться особисто, або — для роботодавців, що відповідають вимогам, — за альтернативною (дистанційною) процедурою, дозволеною DHS, описаною нижче.

Документи, які можна пред’явити (списки A, B і C)

Працівник сам обирає, які прийнятні документи показати. Є три списки:

• Список A сам по собі підтверджує і особу, і право на роботу — наприклад, паспорт США, картка постійного мешканця (форма I-551) або документ про дозвіл на роботу (форма I-766).
• Список B підтверджує лише особу — наприклад, посвідчення водія або посвідчення особи, видане штатом.
• Список C підтверджує лише право на роботу — наприклад, картка соціального страхування (якщо вона не має обмежень) або свідоцтво про народження в США.

Ви пред’являєте або один документ зі списку A, або один документ зі списку B плюс один документ зі списку C. Строк дії всіх документів не має бути простроченим. У деяких ситуаціях на тимчасовий період приймається квитанція про заміну документа.

Правила заборони дискримінації — важливо для працівників

Сама форма I-9 містить помітне повідомлення про заборону дискримінації, і ці правила мають значення:

• Роботодавець не може вказувати вам, які документи пред’явити, і не може вимагати конкретного документа (наприклад, грін-карти) — ви обираєте зі списків прийнятних документів.
• Роботодавець не може відхиляти документи, які обґрунтовано видаються справжніми і стосуються вас.
• Роботодавець не може ставитися до вас інакше через ваше громадянство, імміграційний статус або національне походження під час заповнення форми I-9.

Будь-яка з цих дій може бути незаконною. Якщо ви вважаєте, що з вами повелися несправедливо під час найму чи перевірки, цей захист реальний і має юридичну силу.

Дистанційна (альтернативна) перевірка документів

DHS дозволило альтернативну процедуру, яка дає змогу певним роботодавцям перевіряти документи для форми I-9 дистанційно — відеозв’язком, факсом або електронною поштою — замість особистої перевірки. Цей варіант доступний роботодавцям, які зареєстровані в E-Verify, користуються ним і мають належну репутацію в системі. У такому разі роботодавець ставить у формі позначку про те, що застосовано альтернативну процедуру.

Повторна перевірка і повторний найм (додаток B)

Право на роботу іноді має дату закінчення. У такому разі роботодавець має повторно перевірити право працівника на роботу до цієї дати або в цю дату, використовуючи додаток B, повторну перевірку і повторний найм, — і ніколи не заповнюючи новий розділ 1. Додаток B також використовують, коли роботодавець повторно наймає людину протягом визначеного строку. Громадян США і більшість законних постійних мешканців, як правило, не перевіряють повторно.

Чому це важливо

Для працівників правильно заповнена форма I-9 захищає роботу і запобігає проблемам у майбутньому. Для роботодавців дотримання вимог щодо форми I-9 — серйозна справа: помилки, відсутні форми або свідомий найм осіб без права на роботу можуть призвести до значних цивільних штрафів, а в деяких випадках — до кримінальної відповідальності. Правильне заповнення форми — і дотримання правил заборони дискримінації — захищає всіх.

Примітка щодо іспаномовної форми I-9

USCIS публікує іспанську версію форми I-9, але з важливим обмеженням: її можуть заповнювати (вносити дані й підписувати) лише роботодавці та працівники в Пуерто-Рико. Усюди в інших місцях Сполучених Штатів іспанську форму можна використовувати як допоміжний переклад, але заповнювати і зберігати потрібно англійську форму. Тут можна завантажити іспанську форму I-9 (PDF) (англійською) для довідки.

Чим ми можемо допомогти

Питання про право на роботу, імміграційний статус працівника або форму I-9, яка не відповідає документам людини, лежать на перетині імміграційного і трудового права — і ставки високі як для працівників, так і для компаній. Фірма працює під керівництвом колишнього імміграційного судді США: ми допомагаємо людям зрозуміти їхні варіанти щодо дозволу на роботу, а роботодавцям — виконувати вимоги, не порушуючи правил заборони дискримінації. Якщо ви не впевнені, як форма I-9 стосується вашої ситуації, зв’яжіться з нами.

Часті запитання

Чи подається форма I-9 до уряду?

Ні. Форма I-9 не подається до USCIS. Роботодавець заповнює її і зберігає у власних документах, де вона має бути доступна для федеральної перевірки, — три роки після найму або один рік після припинення роботи, залежно від того, що настає пізніше.

Хто має заповнювати форму I-9?

Кожна людина, яку наймають на роботу в Сполучених Штатах, і її роботодавець. Форму I-9 заповнюють і громадяни, і негромадяни — вона не лише для іммігрантів.

Коли треба заповнити кожен розділ?

Працівник заповнює розділ 1 не пізніше першого робочого дня (але не раніше, ніж прийме пропозицію роботи). Роботодавець заповнює розділ 2 протягом трьох робочих днів від першого робочого дня.

Чи може роботодавець вказати, які документи мені принести?

Ні. Ви самі обираєте, які прийнятні документи пред’явити: зі списку A або зі списку B плюс зі списку C. Роботодавець не може вимагати конкретного документа чи відхиляти документи, які обґрунтовано видаються справжніми, і не може ставитися до вас інакше через громадянство, статус або національне походження.

Який закон вимагає форми I-9?

Федеральний закон 8 U.S.C. § 1324a (INA § 274A). Він забороняє свідомо наймати або продовжувати наймати людину без права на роботу і вимагає від роботодавців дотримуватися системи перевірки — форми I-9 — для кожного нового працівника.

Яка редакція форми I-9 чинна?

Чинна редакція — форма I-9 (редакція 01/20/25), строк дії якої спливає 05/31/2027. Завжди перевіряйте найновіші прийнятні редакції на uscis.gov/i-9-central (відкриється в новій вкладці).

Ця стаття є загальною правовою інформацією, а не юридичною консультацією, і не створює відносин між адвокатом і клієнтом. Вона не гарантує жодного результату. Форми і вимоги змінюються; перевірте чинну редакцію та інструкції на uscis.gov/i-9-central (відкриється в новій вкладці) і зверніться до кваліфікованого адвоката щодо вашої конкретної ситуації.